Auf FarmInn ist der Hauptcaterer frei wählbar, und viele Paare bringen ihren eigenen mit. Das gibt euch Freiheit bei Küche und Budget, verlangt aber etwas mehr Koordination als ein Komplettpaket. Fest steht nur eines: Die FarmInn-Service-Crew übernimmt Aufbau, Service und Abräumen, das Essen selbst kommt vom Caterer eurer Wahl. Dieser Leitfaden geht in neun Schritten durch, worauf ihr von der Auswahl bis zur Rückgabe achten solltet.

Inhaltsverzeichnis

  1. Schritt 1: Den passenden Caterer auswählen
  2. Schritt 2: Probeessen und Menü festlegen
  3. Schritt 3: Vertrag und Leistungsumfang klären
  4. Schritt 4: Allergien und Sonderwünsche erfassen
  5. Schritt 5: Anlieferung mit FarmInn abstimmen
  6. Schritt 6: Die Catering-Küche auf dem Hof nutzen
  7. Schritt 7: Service-Briefing zwischen Caterer und FarmInn
  8. Schritt 8: Reinigung und Müll regeln
  9. Schritt 9: Rückgabe und Leergut nach der Feier

Das Wichtigste in Kürze

  • Hauptcaterer frei wählbar, die FarmInn-Service-Crew ist immer dabei und Pflicht.
  • Getränke laufen getrennt über Edeka in Wittingen auf Kommission, ihr zahlt nur den Verbrauch.
  • Die Anlieferung muss terminlich mit uns abgestimmt sein, FarmInn hat eine Catering-Küche, aber kein Hotel-Lager.
  • Klärt früh, was der Caterer mitbringt und was die Küche vor Ort stellt, das vermeidet Lücken am Hochzeitstag.

Schritt 1: Den passenden Caterer auswählen

Sucht einen Caterer, der mit Außer-Haus-Veranstaltungen Erfahrung hat, nicht nur mit dem eigenen Restaurant. Eine Hochzeit auf dem Hof bedeutet, dass die Küche teils mobil arbeitet und sich auf eine fremde Location einstellt. Fragt nach Referenzen von Scheunen- oder Eventlocations und danach, ob der Caterer schon einmal auf FarmInn oder einem vergleichbaren Hof gearbeitet hat.

Wer sich die Suche sparen möchte, nimmt unseren Stamm-Partner Catering. Der kennt den Hof und die Abläufe bereits. Beide Wege sind möglich, der eigene Caterer gibt euch mehr Spielraum beim Menü, der Stamm-Partner spart Abstimmung.

Schritt 2: Probeessen und Menü festlegen

Plant das Probeessen rund sechs Monate vor der Hochzeit. Hier legt ihr Vorspeise, Hauptgang und Dessert fest und klärt das Format: Buffet oder Tellerservice. Für eine Hochzeit mit 80 bis 150 Gästen ist ein Buffet logistisch oft entspannter, weil es weniger zeitkritisch ist.

Besprecht beim Probeessen auch die Hochzeitstorte. Sie kann zum Sektempfang gereicht werden oder den Nachtisch ersetzen. Wenn euer Caterer keine Torten macht, bindet früh eine Konditorei ein und klärt, wer sie liefert und kühlt.

Schritt 3: Vertrag und Leistungsumfang klären

Der Vertrag mit dem Caterer sollte unmissverständlich festhalten, was geliefert wird und was nicht. Die wichtigsten Punkte:

  • Anlieferzeit und Abholzeit, abgestimmt auf den FarmInn-Tagesablauf
  • Geschirr, Besteck, Gläser: bringt der Caterer das mit oder nicht?
  • Personal: Stellt der Caterer eigene Köche, und wie greift das mit der FarmInn-Service-Crew ineinander?
  • Stornobedingungen und Mindestpersonenzahl

Klärt früh, wer das Geschirr stellt. Das ist der Punkt, an dem es bei selbst organisiertem Catering am häufigsten hakt.

Schritt 4: Allergien und Sonderwünsche erfassen

Sammelt mit der RSVP-Rückmeldung die Allergien und Ernährungswünsche eurer Gäste. Vegetarisch und vegan sind heute Standard, dazu kommen Unverträglichkeiten wie Gluten oder Laktose. Gebt die fertige Liste spätestens beim Detail-Briefing an den Caterer.

Bei einem Buffet hilft eine klare Kennzeichnung der Speisen. So müssen Gäste mit Unverträglichkeiten nicht jedes Gericht erfragen, und ihr habt am Tag selbst weniger Rückfragen.

Schritt 5: Anlieferung mit FarmInn abstimmen

Das ist der Schritt, der bei eigenem Catering am wichtigsten ist. FarmInn hat eine Catering-Küche, aber kein Hotel-Lager und keine ständig besetzte Warenannahme. Lieferungen laufen über uns und müssen terminlich abgestimmt sein, sonst steht der Caterer vor einer verschlossenen Rampe.

Legt mit uns einen festen Anliefer-Slot fest, meist am Vormittag des Hochzeitstags. Klärt dabei auch die Kühlung: Was muss gekühlt werden, und reicht der Platz in der Küche, oder bringt der Caterer eigene Kühlung mit? Die Getränke laufen ohnehin separat über Edeka in Wittingen und werden vorab geliefert, das entkoppelt ihr also vom Catering.

Schritt 6: Die Catering-Küche auf dem Hof nutzen

Die Catering-Küche auf FarmInn ist für die Vorbereitung und das Anrichten gedacht, nicht als Vollküche für jedes Konzept. Lasst euren Caterer vor der Buchung einmal mit uns sprechen, damit er weiß, was vor Ort vorhanden ist und was er selbst mitbringen muss. Das betrifft vor allem Kochgeräte und Kühlung.

Wer das vorher klärt, vermeidet die typische Lücke, dass am Hochzeitstag ein Gerät fehlt, mit dem niemand gerechnet hat.

Schritt 7: Service-Briefing zwischen Caterer und FarmInn

Auf FarmInn übernimmt die Service-Crew den Service am Gast, vom Eindecken über den Ausschank bis zum Abräumen. Der Caterer kocht und richtet an. Diese Schnittstelle muss vorab klar sein: Wer übergibt wann die Teller, wer räumt welchen Bereich ab, wer ist für Nachschub am Buffet zuständig?

Ein gemeinsames Briefing in der Woche vor der Hochzeit, an dem Caterer und FarmInn teilnehmen, klärt das in einem Termin. Bringt euren Tagesablaufplan mit, daran hängt sich der gesamte Service auf.

Schritt 8: Reinigung und Müll regeln

Klärt vorab, wer was reinigt. Die FarmInn-Service-Crew räumt die Räume ab und reinigt sie nach der Feier. Der Caterer ist für seine eigenen Geräte und seinen Arbeitsbereich in der Küche zuständig. Müll und Speisereste gehören in die vereinbarte Entsorgung, nicht in die Hofmülltonnen ohne Absprache.

Haltet im Caterer-Vertrag fest, in welchem Zustand die Küche zurückgegeben wird. Das erspart Diskussionen am Tag nach der Hochzeit.

Schritt 9: Rückgabe und Leergut nach der Feier

Nach der Feier holt der Caterer seine Geräte und sein Geschirr ab, meist am Sonntag oder Montag. Stimmt den Abhol-Slot genauso ab wie die Anlieferung. Das Leergut der Getränke geht über Edeka in Wittingen zurück, da ihr auf Kommission abgerechnet habt, zahlt ihr nur den tatsächlichen Verbrauch.

Wenn Anlieferung und Rückgabe sauber geplant sind, läuft das selbst organisierte Catering so reibungslos wie ein Komplettpaket, nur mit eurer Wunschküche.

Häufige Fehler

  1. Anlieferung nicht mit FarmInn abgestimmt: der Caterer steht vor verschlossener Rampe, weil niemand den Slot kannte.
  2. Geschirr-Frage offen gelassen: keiner hat geklärt, ob der Caterer Teller und Gläser stellt, am Hochzeitstag fehlt es.
  3. Service-Schnittstelle unklar: Caterer und FarmInn-Crew arbeiten aneinander vorbei, weil das Briefing fehlte.
  4. Caterer ohne Hof-Erfahrung gebucht: ein reiner Restaurant-Betrieb unterschätzt die mobile Logistik einer Scheunen-Hochzeit.

Zum Thema

Weitere ausführliche Anleitungen findest du in der Leitfaden-Übersicht.

Quellen und weiterführende Informationen

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