Eine Wochenend-Hochzeit ist kein verlängerter Tag, sondern ein anderes Format. Wer sie plant wie eine Tageshochzeit, hat nach drei Monaten Stress. Dieser Leitfaden geht in zwölf Monatsschritten durch, mit den Entscheidungen, die ihr je Monat treffen müsst, und den typischen Stolperfallen, die wir in fünf Jahren FarmInn-Hochzeiten gesehen haben.

Inhaltsverzeichnis

  1. Monat 12, Anfrage und Termin sichern
  2. Monat 11, Trauungsform entscheiden
  3. Monat 10, Caterer-Modell wählen
  4. Monat 9, Übernachtungs-Verteilung skizzieren
  5. Monat 8, Save-the-Date verschicken
  6. Monat 6, Detail-Buchung Catering & Getränke
  7. Monat 4, Einladungen und Antwort-Tracking
  8. Monat 3, Dienstleister fixieren
  9. Monat 2, Sitzplan und Programm
  10. Monat 1, Briefings und Wetter-Backup
  11. Hochzeitswoche, Anlieferungen und Generalprobe
  12. Das Wochenende selbst

Das Wichtigste in Kürze

  • Frühe Buchung ist Pflicht: FarmInn ist ~12 Monate im Voraus ausgebucht. Wer später anfragt, bekommt Restplätze
  • Sechs Entscheidungen prägen das Wochenende: Trauungsform, Caterer, Übernachtung, Wetter-Backup, Programm-Tempo, Sonntags-Ausklang
  • Service ist immer FarmInn, der Hauptcaterer ist frei, diese Trennung verstehen viele Paare anfangs nicht
  • Übernachtung früh verteilen: Apartments mit eigenem Bad gehen zuerst, das Gruppengästehaus zuletzt
  • Wetter-Backup bis Donnerstag der Hochzeitswoche entscheiden, nicht erst Freitag

Monat 12, Anfrage und Termin sichern

Der erste Schritt ist eine WhatsApp- oder Mail-Anfrage mit Wunschdatum und Gästeanzahl. Wir antworten typisch innerhalb von 48 Stunden. Bei der Besichtigung gehen wir den ganzen Hof ab, FeierScheune, TanzLounge, ClubLounge, Innenhof, Apartments, Wellness, und besprechen, ob euer Konzept zur FarmInn passt. Bei einer Zusage wird das Wedding-Special verbindlich gebucht und der Termin geblockt.

Achtung: Wir machen keine Tagesveranstaltungen. Wenn ihr nur Samstag wollt, sagt es ehrlich. Wir schicken euch dann an Locations weiter, wo das Modell besser funktioniert.

Monat 11, Trauungsform entscheiden

Auf der FarmInn sind drei Trauungsformen möglich: freie Trauung im Innenhof (meistgewählt), kirchliche Trauung in Absprache mit der Gemeinde Wittingen, standesamtliche Trauung ist aktuell nicht direkt am Hof möglich, das ist in Verhandlung mit der Gemeinde, dauert aber. Bis dahin trauen Paare standesamtlich vorher in ihrer Heimatgemeinde und feiern bei uns die freie Zeremonie.

Diese Entscheidung beeinflusst alles weitere: Sitzplan im Innenhof, Trauredner-Buchung, Wetter-Backup-Plan in der FeierScheune.

Monat 10, Caterer-Modell wählen

Zwei Wege: eigener Caterer (frei wählbar, Anlieferung über uns) oder unser Stamm-Partner Catering RO (lieber für Firmenfeiern, funktioniert aber auch für Hochzeiten). Was nicht geht: keinen Caterer haben und improvisieren. Die FarmInn-Service-Crew ist Pflicht und übernimmt Aufbau, Service und Abräumen, der eigentliche Hauptcaterer ist eure Wahl.

Getränke: über unseren Partner EEK auf Kommission. Ihr zahlt Verbrauch zum Ladenpreis, kein Kopfpauschalmodell.

Monat 9, Übernachtungs-Verteilung skizzieren

Wir haben 71 Betten verteilt auf Apartments mit eigenem Bad, Suiten und das Gruppengästehaus mit geteilten Bädern. Erstellt eine Liste eurer Gäste und ordnet sie Prioritäten zu: Brautpaar-Suite, Eltern (Apartment), enge Freunde (Suiten), restliche Gäste (Gruppengästehaus). Wer keinen Schlafplatz braucht, sagt das früh, sonst blockiert ihr Zimmer ohne Nutzen.

Bei 80–120 Gästen reichen 71 Betten oft nicht für alle. Plant 10–20 % externe Übernachtungen ein (Pension Wittingen, Hotels in Uelzen oder Wolfsburg) und gebt diese in den Save-the-Date-Karten an.

Monat 8, Save-the-Date verschicken

Save-the-Date sollte enthalten: Datum, FarmInn-Adresse (Kakerbeck 9, 29378 Wittingen), Wochenend-Format (Fr–So!), Hinweis dass Übernachtung möglich ist, externe Hotel-Empfehlungen für Überlauf-Gäste. Wer das früh klar kommuniziert, vermeidet drei Monate vor der Hochzeit Diskussionen über „aber ich dachte, das ist nur Samstag".

Monat 6, Detail-Buchung Catering und Getränke

Probeessen mit dem Caterer, Mengen-Briefing für EEK (typisch 0,75 l Sekt/Pers., 1,5 l Wein/Pers., 3–5 Bier/Pers., dazu Soft-Drinks und Wasser), Allergien-Liste vom Caterer, Dessert-Konzept. In dieser Phase auch: Sektempfang oder Alternative im Sommer (Aperol, Hugo, Holunder-Limo).

Monat 4, Einladungen und Antwort-Tracking

Echte Einladungen mit RSVP raus. Tracking-Tabelle: Wer kommt, wer übernachtet, wer Allergien, wer Kinder, wer Anreise mit Bahn (Shuttle-Bedarf vom Bahnhof Wittingen). Bis Monat 3 muss diese Liste stehen.

Monat 3, Dienstleister fixieren

Fotograf, DJ oder Band, Trauredner, Make-up, Hair-Stylist, Floristin, ggf. Wedding-Planner. Alle bekommen unsere Kontaktdaten und den Lageplan. Wir empfehlen, den DJ vorab in der TanzLounge anhören zu lassen, um die Akustik zu verstehen, die Trennung zwischen Saal und Tanzraum ist physisch, aber bei zu hohem Bass dröhnt es trotzdem in die FeierScheune.

Monat 2, Sitzplan und Programm

Sitzplan in der FeierScheune (typisch 8er- oder 10er-Tische), Trauungs-Sitzordnung, Ablaufplan für Samstag (Trauung, Empfang, Dinner, Reden, Tanzeröffnung, Mitternachtsimbiss, Ende). Druckt Lageplan und Programm für Gäste.

Monat 1, Briefings und Wetter-Backup

Caterer-, DJ- und FarmInn-Briefing in einem Termin. Wetter-Backup-Entscheidung spätestens am Donnerstag der Hochzeitswoche: bleibt Trauung im Innenhof oder wechselt sie in die FeierScheune? Bei Verschiebung müssen Stuhlreihen umgebaut werden.

Hochzeitswoche, Anlieferungen und Generalprobe

Caterer-Lieferung Freitag morgen, Brautpaar reist Freitag ab 10 Uhr an, Deko-Aufbau Freitag mittag bis abend, Pre-Party in der ClubLounge Freitag Abend. Generalprobe für die freie Trauung am Freitag Spätnachmittag mit Trauredner.

Das Wochenende selbst

Samstag ist eure Bühne. Sonntag plant ihr Frühstück großzügig, viele Gäste bleiben länger als gedacht. Privat-Spa-Slot für das Brautpaar Sonntag Vormittag (125 € / 3 h / 5 Pers.). Auszug bis 14 Uhr Sonntag, dann übernehmen wir den Hof zur Vorbereitung der nächsten Buchung.

Häufige Fehler

  1. Tageshochzeit-Denkweise: Stress am Samstagvormittag wegen Dekoration, auf der FarmInn dekoriert ihr Freitag, nicht Samstag.
  2. Übernachtung zu spät verteilen: Apartments mit eigenem Bad sind nach 4–6 Wochen weg.
  3. Caterer ohne Briefing: Anlieferung-Slot mit FarmInn nicht abgestimmt → Caterer steht vor verschlossener Rampe.
  4. Wetter-Backup zu spät: Donnerstag-Cutoff verpasst → Stühle bleiben im Innenhof, es regnet, alle sind nass.
  5. Sonntag „freihalten": Gäste bleiben länger als gedacht, Frühstück reicht nicht.

Zum Thema

Fazit

Zwölf Monate klingen nach viel Zeit, sind aber realistisch. Wer früher anfängt, hat Pufferzeit; wer später anfragt, ist auf Restplätze angewiesen. Auf der FarmInn ist die Buchung nur der Anfang, alles weitere ist eine Folge sechs zentraler Entscheidungen, die ihr in den ersten drei Monaten trefft.

Weitere ausführliche Anleitungen findest du in der Leitfaden-Übersicht.

Quellen und weiterführende Informationen

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