Eine Wochenend-Hochzeit ist kein verlängerter Tag, sondern ein anderes Format. Wer sie plant wie eine Tageshochzeit, hat nach drei Monaten Stress. Dieser Leitfaden geht in zwölf Monatsschritten durch, mit den Entscheidungen, die ihr je Monat treffen müsst, und den typischen Stolperfallen, die wir in fünf Jahren FarmInn-Hochzeiten gesehen haben.

Inhaltsverzeichnis

  1. Monat 12, Anfrage und Termin sichern
  2. Monat 11, Trauungsform entscheiden
  3. Monat 10, Caterer-Modell wählen
  4. Monat 9, Übernachtungs-Verteilung skizzieren
  5. Monat 8, Save-the-Date verschicken
  6. Monat 6, Detail-Buchung Catering und Getränke
  7. Monat 4, Einladungen und Antwort-Tracking
  8. Monat 3, Dienstleister briefing
  9. Monat 2, Sitzplan und Programm
  10. Monat 1, Briefings und Wetter-Backup
  11. Hochzeitswoche, Anlieferungen und Anreise
  12. Das Wochenende selbst

Das Wichtigste in Kürze

  • Frühe Buchung ist Pflicht: FarmInn ist ~12 Monate im Voraus ausgebucht. Wer später anfragt, bekommt leider nur Restplätze.
  • Sieben Entscheidungen prägen das Wochenende: Tagesablauf, Trauungsform, Caterer, Übernachtung, Wetter-Backup, Programm-Tempo, Sonntags-Ausklang
  • Service übernimmt immer FarmInn. Der Hauptcaterer und der Getränkelieferant sind frei wählbar
  • Übernachtung früh verteilen: Apartments mit eigenem Bad gehen zuerst weg
  • Wetter-Backup bis Donnerstag der Hochzeitswoche entscheiden, nicht erst Freitag

Monat 12, Anfrage und Termin sichern

Der erste Schritt ist eine Mail-Anfrage an info@farminn.de mit Wunschdatum und Gästeanzahl. Wir antworten typisch innerhalb von 48 Stunden. Bei der Besichtigung gehen wir den ganzen Hof ab, FeierScheune, TanzLounge, ClubLounge, Innenhof, Apartments, Gruppengästehaus, ScheunenHostel, und besprechen, ob euer Konzept zu FarmInn passt. Bei einer Zusage wird das Wedding-Special verbindlich gebucht und der Termin geblockt.

Achtung: Wir machen keine Tagesveranstaltungen. Wenn ihr nur Samstag wollt, sagt es ehrlich. Wir schicken euch dann an Locations weiter, wo das Modell besser funktioniert.

Monat 11, Trauungsform entscheiden

Auf FarmInn sind zwei Trauungsformen möglich: freie Trauung und kirchliche Trauung in Absprache mit eurer Gemeinde. Beide finden typisch im BullenStall (Wedding Area) statt. Standesamtliche Trauung ist aktuell nicht direkt am Hof möglich, das ist in Verhandlung mit der Gemeinde, dauert aber. Bis dahin trauen Paare standesamtlich vorher in ihrer Heimatgemeinde und feiern bei uns die freie Zeremonie.

Diese Entscheidung beeinflusst alles weitere: Sitzplan, Trauredner-Buchung, Wetter-Backup-Plan.

Monat 10, Caterer-Modell wählen

Zwei Wege: eigener Caterer (frei wählbar) oder unser Stamm-Partner Catering. Was nicht geht: keinen Caterer haben und improvisieren. Die FarmInn-Service-Crew ist Pflicht und übernimmt Aufbau, Service und Abräumen, der eigentliche Hauptcaterer ist eure Wahl.

Getränke: über Edeka in Wittingen auf Kommission. Bestellung läuft auf Kommission, ihr zahlt Verbrauch zum Ladenpreis, kein Kopfpauschalmodell. Auch der Getränkelieferant ist grundsätzlich frei wählbar.

Monat 9, Übernachtungs-Verteilung skizzieren

Wir haben 71 Betten verteilt auf Apartments mit eigenem Bad, Zimmer im Gruppengästehaus und ScheunenHostel mit geteilten Bädern. Erstellt eine Liste eurer Gäste und ordnet sie Prioritäten zu: Brautpaar in der HoneymoonSuite, Eltern und enge Freunde in den Apartments, restliche Gäste im Gruppengästehaus und ScheunenHostel. Wer keinen Schlafplatz braucht, sagt das früh, sonst blockiert ihr Zimmer ohne Nutzen.

Bei 80–120 Gästen reichen 71 Betten oft nicht für alle. Plant 10–20 % externe Übernachtungen ein (Pension Wittingen, Hotels in Uelzen oder Wolfsburg) und gebt diese in den Save-the-Date-Karten an.

Monat 8, Save-the-Date verschicken

Save-the-Date sollte enthalten: Datum, FarmInn-Adresse (Kakerbeck 9, 29378 Wittingen), Wochenend-Format (Fr–So!), Hinweis dass Übernachtung möglich ist, externe Hotel-Empfehlungen für Überlauf-Gäste. Wer das früh klar kommuniziert, vermeidet drei Monate vor der Hochzeit Diskussionen über „aber ich dachte, das ist nur Samstag".

Monat 6, Detail-Buchung Catering und Getränke

Probeessen mit dem Caterer, Mengen-Briefing für Edeka, Allergien-Liste vom Caterer, Dessert-Konzept. In dieser Phase auch: Hochzeitstorte zum Sektempfang oder als Nachtisch, klassischer Sektempfang oder Alternative im Sommer (Aperol, Hugo, Holunder-Limo).

Monat 4, Einladungen und Antwort-Tracking

Echte Einladungen mit RSVP raus. Tracking-Tabelle: Wer kommt, wer übernachtet, wer Allergien, wer Kinder, wer Anreise mit Bahn (Shuttle-Bedarf vom Bahnhof Wittingen). Bis Monat 3 muss diese Liste stehen.

Monat 3, Dienstleister briefing

Fotograf, DJ oder Band, Trauredner, Make-up, Hair-Stylist, Floristin, ggf. Wedding-Planner. Alle bekommen unsere Kontaktdaten und den Tagesablaufplan. Wir empfehlen, den DJ vorab in der TanzLounge anhören zu lassen.

Monat 2, Sitzplan und Programm

Sitzplan in der FeierScheune (typisch 8er- oder 10er-Tische), Trauungs-Sitzordnung, Ablaufplan für Samstag (Trauung, Empfang, Dinner, Reden, Tanzeröffnung, Mitternachtsimbiss, Ende). Druckt Tagesablaufplan und Programm für Gäste.

Monat 1, Briefings und Wetter-Backup

Caterer-, DJ- und FarmInn-Briefing in einem Termin. Wetter-Backup-Entscheidung spätestens am Donnerstag der Hochzeitswoche: bleibt Trauung wie geplant?

Hochzeitswoche, Anlieferungen und Anreise

Getränke-Lieferung bis Freitag morgen, Brautpaar reist Freitag ab 10 Uhr an, Deko-Aufbau Freitag mittag bis abend, Pre-Party z.B. in der ClubLounge Freitag Abend. Generalprobe für die freie Trauung am Freitag Spätnachmittag.

Das Wochenende selbst

Samstag ist eure Bühne. Sonntag plant ihr Frühstück zum Ausklang, viele Gäste bleiben eventuell länger als gedacht. Auszug bis 18 Uhr Sonntag, dann übernehmen wir den Hof zur Vorbereitung der nächsten Buchung.

Häufige Fehler

  1. Tageshochzeit-Denkweise: Stress am Samstagvormittag wegen Dekoration, auf FarmInn dekoriert ihr Freitag, nicht Samstag.
  2. Caterer ohne Briefing: Anlieferung-Slot mit FarmInn nicht abgestimmt.
  3. Sonntag „freihalten": Gäste bleiben länger als gedacht.

Zum Thema

Weitere ausführliche Anleitungen findest du in der Leitfaden-Übersicht.

Quellen und weiterführende Informationen

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