Steht der Termin für die Firmenfeier auf FarmInn, geht als Nächstes die Einladung an die Belegschaft raus. Je vollständiger sie ist, desto weniger Einzelfragen landen später beim Orga-Team. Mit der Vorlage weiter unten ist sie schnell geschrieben.

Neun Punkte für die Einladung

  • Termin und Uhrzeit: Datum, Beginn und das ungefähre Ende. Firmenfeiern auf FarmInn liegen meist unter der Woche, oft an einem Mittwoch. Wer den Tag früh kennt, kann Termine und Schichten danach ausrichten.
  • Adresse und Anfahrt: FarmInn, Kakerbeck 9, 29378 Wittingen. Die Einfahrt liegt an der K 18, direkt am Hof gibt es 75 Pkw-Stellplätze und Platz für einen Reisebus.
  • Fahrgemeinschaften oder Bus: Fragt ab, wer eine Mitfahrgelegenheit sucht und wer Plätze im Auto frei hat. Fährt ein gemeinsamer Bus, gehören Abfahrtszeit und Treffpunkt in die Mail. Plant ihr mit mehr als einem Bus, stimmt das vorab mit FarmInn ab, am Hof ist ein Busstellplatz vorgesehen.
  • Ablauf des Abends: Eine grobe Skizze genügt, etwa Empfang im Innenhof, Essen in der FeierScheune, danach Reden und der gemütliche Teil. So weiß jeder, wann er da sein sollte.
  • Essen und Unverträglichkeiten: Nennt die Form, also Buffet oder Menü, und fragt mit einer festen Frist ab, wer vegetarisch oder vegan isst und wer Allergien hat. Diese Angaben gehen gesammelt an euren Caterer.
  • Übernachtung: Am Hof stehen 71 Betten bereit, in einem Teil der Unterkünfte teilen sich die Gäste die Bäder. Wer bleiben möchte, meldet das gleich mit an, und die Mail sagt, ob das Unternehmen die Kosten trägt. Reichen die Betten nicht, hilft Schritt 7 im Planungsleitfaden bei Unterkünften in der Umgebung.
  • Kleidung und Wetter: Ein Satz zum Dresscode spart Rückfragen. Die FeierScheune ist klimatisiert und beheizbar, für den Empfang im Innenhof lohnt sich in der kühleren Jahreszeit trotzdem eine Jacke.
  • Kontakt am Tag: Nennt eine Person aus dem Orga-Team mit Handynummer, die am Abend erreichbar ist, etwa bei Verspätung oder Fragen zur Anfahrt. Fragen an FarmInn sammelt ihr vorab und klärt sie gebündelt, nicht einzeln aus der Belegschaft.
  • Datenschutz und Fotos: Sagt kurz, wofür ihr die Angaben nutzt und an wen sie gehen, und dass Allergien freiwillig angegeben werden. Wird fotografiert, kündigt das an und nennt, wo die Bilder später zu sehen sind.

Mail-Vorlage zum Anpassen

Die Vorlage deckt alle Punkte der Checkliste ab. Eckige Klammern ersetzt ihr durch eure Angaben, Hinweise wie [Nur bei Bus:] streicht ihr vor dem Versand. Wer im Unternehmen siezt, passt die Anrede an.

Betreff: Einladung zur Firmenfeier am [Datum] auf FarmInn

Liebe Kolleginnen und Kollegen,

am [Wochentag, Datum] feiern wir gemeinsam auf FarmInn in Wittingen. Los geht es um [Uhrzeit] mit einem Empfang [im Innenhof / drinnen], gegen [Uhrzeit] gibt es [ein Buffet / ein Menü] in der FeierScheune. Danach folgen [Programmpunkt] und ein lockerer Ausklang bis etwa [Uhrzeit].

Ins Navi gebt ihr Kakerbeck 9, 29378 Wittingen ein. Die Einfahrt liegt an der K 18, Parkplätze gibt es direkt am Hof. [Nur bei Bus:] Ein Bus fährt um [Uhrzeit] ab [Treffpunkt] und um [Uhrzeit] zurück. Wer eine Mitfahrgelegenheit sucht oder Plätze frei hat, schreibt das bitte in die Antwort.

Wer nicht mehr nach Hause fahren möchte, kann übernachten. [Hinweis, wer die Kosten trägt.] Die Betten am Hof vergeben wir in der Reihenfolge der Anmeldungen. [Falls nötig:] Weitere Plätze haben wir in [Unterkunft in der Umgebung] reserviert. Wer gern mit bestimmten Kolleginnen oder Kollegen ein Zimmer teilt, schreibt das einfach dazu.

Dresscode: [z. B. sportlich-elegant]. [Nur bei Empfang im Innenhof:] Für den Empfang draußen nehmt am besten eine Jacke mit.

Bitte meldet euch bis [Datum] über [Formular / Mail] zurück und gebt dabei an:

- ob ihr dabei seid

- ob ihr übernachten möchtet

- ob ihr eine Mitfahrgelegenheit sucht oder anbietet

- ob ihr vegetarisch oder vegan esst

- Allergien oder Unverträglichkeiten, wenn ihr sie angeben möchtet

Eure Angaben nutzen wir nur für die Planung der Feier. Teilnehmerzahl und Übernachtungen gehen an FarmInn, Essenswünsche und Allergien an den Caterer, nach der Feier löschen wir die Daten. [Nur wenn fotografiert wird:] Am Abend fotografiert [Name], die Bilder findet ihr danach [Ort]. Wer nicht aufs Bild möchte, sagt [Name] vorher Bescheid.

Am Tag der Feier erreicht ihr [Name] unter [Handynummer].

Wir freuen uns auf euch!

[Name, Orga-Team]

Vor dem Versand

Lest Uhrzeiten und Rückmeldefrist noch einmal gegen und stimmt die Busdaten mit dem Busunternehmen ab. Sind die Antworten da, gehen Teilnehmerzahl und Übernachtungswünsche an FarmInn, die Essenswünsche an euren Caterer.

Zum Thema

Quellen und weiterführende Informationen

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